Как использовать корпоративные карты и банковские сервисы для эффективного cash flow и интеграции с бухгалтерией.

Для собственника бизнеса, руководителя, бухгалтера ежедневный контроль операционных расходов – одна из самых трудоемких задач. Разрозненные авансовые отчеты, чеки, безналичные платежи и постоянные запросы наличных тормозят работу и создают риски. Кроме того, без ежедневного контроля cash flow невозможно эффективно инвестировать в развитие и масштабирование компании.

Современное решение – это использование бизнес-карт, которые не просто заменяют наличные денежные средства и высвобождают ресурс бухгалтерии, а по-настоящему становятся инструментом финансового управления cash flow. О том, как выстроить эффективную систему управления расходами с помощью бизнес-карт, рассказывает Бичель Игорь, заместитель начальника управления развития корпоративного бизнеса.

От хаоса к системе: почему традиционные методы устарели

Многие предприниматели до сих пор работают по схеме «касса – авансовый отчет – бухгалтерия». Главная ошибка предпринимателей в данной схеме – это отсутствие системного подхода к учету расходов. Когда деньги выводятся через кассу или выдаются под отчет, руководитель теряет два ключевых ресурса: время и контроль, – при этом дополнительно приобретает три ключевые проблемы:

1. Непрозрачность. Информация о тратах появляется с задержкой: только в момент, когда бухгалтер обработает авансовый отчет. Увидеть картину в реальном времени невозможно.
2. Риски. Потеря чеков, несанкционированные траты, нецелевое использование средств – все это ложится на бизнес убытками.
3. Низкая эффективность. Менеджеры тратят время на сбор документов, бухгалтеры – на их проверку, а финансисты – на сверку.

«В цифровую эпоху управлять финансами по бумажным чекам – все равно что ехать на спортивной машине с завязанными глазами», – отмечает Игорь Бичель.

Современное решение: полный цикл контроля с бизнес-картами платежной системы Белкарт от МТБанка

«Мы предлагаем бизнесу не просто бизнес-карты, а полноценную экосистему управления расходами. Благодаря ей можно сделать конструктор из бизнес-карт под любую задачу, ведь самая частая ошибка – выпустить всем карты без продуманной системы», – подчеркивает эксперт.

Вместо одной карты на все случаи жизни эффективнее создать «конструктор» под конкретные нужды компании. МТБанк предлагает решения из бизнес-карт платежной системы Белкарт, которые можно комбинировать.

Для расчетов внутри страны и поездок в ближнее зарубежье многие руководители для себя и своих сотрудников выбирают корпоративную карту МТБанка Белкарт Корпоративная. Это практичное решение для оптимизации рутинных операционных расходов. Карта позволяет централизованно управлять типовыми тратами: от заправки и ремонта служебного транспорта до представительских расходов и бронирования гостиниц. Выпуск в белорусских или российских рублях избавляет от конвертационных издержек при работе с основными контрагентами. Срок действия карты составляет 5 лет, что снижает административную нагрузку при выпуске и сопровождении карты. А при открытии расчетного счета с подключением пакета расчетно-кассового обслуживания плата за сервисное сопровождение и обслуживание карты для бизнеса отсутствует, что делает это решение еще более экономически эффективным.

Инструкция: как внедрить систему эффективного контроля за 5 шагов

Шаг 1. Аудит и категоризация. Разделите все операционные расходы бизнеса на логические группы: например, логистика, реклама, представительские расходы, закупки, хозяйственные нужды, командировки.

Шаг 2. Назначение карт. Под каждую категорию нужно выпустить отдельную бизнес-карту. Например, для отдела маркетинга – карты с лимитом на рекламу или покупку «мерча», для офис-менеджера – карту с лимитом на канцелярию и хозяйственные товары, для водителей – карту с лимитом заправки автомобиля и его ремонта, для сотрудников, которые часто направляются в командировки, – карту с лимитом на командировочные расходы. В случае, если в организации есть несколько сотрудников, которые выполняют одинаковый функционал, например водители, лучше выпустить для каждого сотрудника свою карту.

Шаг 3. Настройка лимитов и просмотр расходов через систему дистанционного банковского обслуживания «Корпоративная карта онлайн».
«Это самый важный этап, – подчеркивает Игорь. – Сила системы управления денежным потоком не в картах, а в удаленном управлении ими».

Через систему «Корпоративная карта онлайн» можно:

а) в роли администратора:

1) получить подробную информацию по всем своим счетам:
- запросить отчет о совершенных операциях за любые периоды времени;
- просмотреть сведения о всех бизнес-картах и их статусе;

2) управлять бизнес-картами:
- установить индивидуальные лимиты расходования денежных средств с использованием бизнес-карт;
- блокировать (снимать блокировку) бизнес-карты;

3) просматривать реквизиты и условия договора банковского счета;

б) в роли пользователя:

1) получить подробный отчет о совершенных операциях, а также настроить периодическую отправку такого отчета на e-mail;
2) оплачивать услуги через ЕРИП, а также совершать произвольные платежи.

Шаг 4. Интеграция с бухгалтерией. Все операции по картам автоматически фиксируются в системе «Корпоративная карта онлайн».

«Данные можно выгрузить в удобном для работы формате и сверки информации. Дополнительно посредством API есть возможность сделать интеграционные решения с учетными системами клиента, что в дальнейшем исключит ручной ввод и человеческий фактор при обработке данных. Бухгалтер получит готовые данные и экономию до 80 % времени на обработке авансовых отчетов», – объясняет эксперт.

Шаг 5. Контроль и анализ. Ответственный сотрудник или руководитель может в реальном времени видеть все операции в системе «Корпоративная карта онлайн».
«Еженедельный анализ отчетов по статьям расходов дает вам точные данные для корректировки финансовой модели и бюджета. Вы управляете не по ощущениям, а по цифрам», – говорит Игорь.

Результат: что получает бизнес

Внедрение такой системы меняет подход к финансам.

Прозрачность. Владелец бизнеса, директор, бухгалтер или любое уполномоченное лицо видит движение каждого рубля в режиме 24/7.
Контроль. Лимиты и целевое назначение карт исключают непредвиденные траты.
Эффективность. Сокращение времени сотрудников на бумажную работу.
Безопасность. Мгновенная блокировка карты в случае утери и защита основного счета.

Внедрение системы корпоративных карт – это не техническое обновление, а стратегическое решение, которое меняет подход к управлению финансами и позволяет контролировать денежный поток в режиме реального времени.
«Отчетность перестает быть ретроспективой, а становится инструментом для принятия решений здесь и сейчас. В этом и есть суть современного финансового контроля. В таком формате собственник или руководитель бизнеса перестает быть “бухгалтером” своего бизнеса, а начинает быть его стратегом», – резюмирует эксперт.